Từ kỳ họp thứ tám, HĐND tỉnh khóa XVI, nhiệm kỳ 2016-2021, Thường trực HĐND tỉnh đã triển khai thí điểm mô hình “Kỳ họp không giấy tờ” song vẫn giữ văn bản giấy phát cho đại biểu nên hiệu quả chưa cao. Rút kinh nghiệm, khắc phục những hạn chế, bất cập, từ đầu nhiệm kỳ 2021-2026, Thường trực HĐND tỉnh phối hợp với VNPT Thái Bình xây dựng một phần mềm có nhiều tính năng, dễ sử dụng hơn, đồng thời cấp máy tính bảng cho đại biểu, tổ chức tập huấn nhiều lần, chạy thử tại kỳ họp giải quyết công việc phát sinh đột xuất tháng 8/2022.

Từ kỳ họp thứ năm, HĐND tỉnh khóa XVII, nhiệm kỳ 2021-2026 chính thức triển khai “Kỳ họp không giấy tờ”. Trên bàn của các đại biểu không còn những chồng tài liệu dày ở trước mặt, không còn tiếng loạt soạt mở giấy trong các phiên họp và các buổi thảo luận tổ. Đại biểu HĐND tỉnh và đại biểu khách mời đều sử dụng máy tính bảng, điện thoại thông minh và được cấp tài khoản riêng truy cập vào địa chỉ https://kyhophdnd.thaibinh.gov.vn thông qua ứng dụng VNPT-eCabinet thực hiện điểm danh, biết được danh sách đại biểu, chương trình kỳ họp, tiếp nhận các thông báo, nghiên cứu kỹ các báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết…; đồng thời nắm rõ ý kiến cử tri để chủ động phát biểu tại hội trường và thảo luận tại tổ… Mỗi mục tài liệu đều được sắp xếp một cách khoa học, rõ từng mục, dễ tìm kiếm, dễ sử dụng để đại biểu tiện theo dõi suốt quá trình diễn ra kỳ họp. Bên cạnh đó, các đại biểu có thể tra cứu các thông tin khác phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến hoặc chất vấn.

Theo đại biểu Trần Văn Trà, Phó Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Hương Sen: “Kỳ họp không giấy tờ” là bước đột phá trong thực hiện chuyển đổi số của HĐND tỉnh mang lại rất nhiều tiện ích cho đại biểu. Chúng tôi không phải mang 4 - 5kg tài liệu trong suốt những ngày diễn ra kỳ họp mà chỉ cần một máy tính bảng đã tra cứu, sử dụng các tài liệu một cách dễ dàng, tiện ích, đồng thời có thể hệ thống hóa những nội dung mình quan tâm. Những tài liệu đã số hóa trên phần mềm không chỉ được đại biểu sử dụng trong kỳ họp mà còn hỗ trợ trong quá trình tiếp xúc, trả lời ý kiến cử tri sau kỳ họp.

Đại biểu Lê Hồng Sơn, Chủ tịch Hội Nông dân tỉnh đánh giá: HĐND tỉnh ứng dụng “Kỳ họp không giấy tờ” chính là sự đổi mới rõ nét nhất trong tổ chức các kỳ họp. Sự chuyển đổi này mang lại rất nhiều tiện ích cho cả đại biểu và bộ phận tham mưu, giúp việc. Đại biểu vừa tra cứu được tất cả các tài liệu phục vụ kỳ họp trên phần mềm nhanh chóng và chỉ cần bấm nút đã thể hiện được quan điểm của mình trong biểu quyết các nghị quyết, kết quả hiển thị ngay trên màn hình bảo đảm sự công khai, minh bạch.

Phần mềm “Kỳ họp không giấy tờ” cung cấp nhiều chức năng điều hành, quản lý công việc được tích hợp trên cùng một giao diện, đơn giản, dễ sử dụng. Cùng với đó triển khai phần mềm đã góp phần giảm nhiều công, chi phí trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp HĐND tỉnh của bộ phận tham mưu, giúp việc.

Đồng chí Trần Văn Thưởng, Phó Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh cho biết: Trước đây, mỗi kỳ họp HĐND tỉnh, cán bộ văn thư lưu trữ của Văn phòng mất cả tuần để photocopy, đóng gói, vận chuyển tài liệu kỳ họp với những tập vừa dày vừa nặng, các đại biểu sử dụng rất bất tiện. Tuy nhiên, từ kỳ họp thứ năm, HĐND khóa XVII thì tất cả tài liệu đều được gửi bằng bản mềm qua tin nhắn trước vài ngày nên các đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu, tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, hiệu quả, hỗ trợ chủ tọa điều hành các phiên họp linh hoạt hơn, sắp xếp hợp lý nội dung, chương trình của các phiên họp; giảm thời gian trình bày các báo cáo tại hội trường, dành nhiều thời gian cho hoạt động chất vấn và trả lời chất vấn, thảo luận tại hội trường, thảo luận tại tổ… Quá trình triển khai đã giúp Văn phòng thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND tỉnh. Ứng dụng phần mềm đã mang lại khả năng ứng biến tức thời, bảo đảm thông tin thông suốt, liên tục trong suốt kỳ họp và cho phép lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp ở dạng biên bản điện tử. Trong thời gian diễn ra các phiên họp có thể cập nhật bổ sung kịp thời các tài liệu liên quan cho các đại biểu dự họp để tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy.

Nhiều đại biểu đánh giá “Kỳ họp không giấy tờ” là một trong những dấu ấn đột phá trong hoạt động của HĐND tỉnh nhiệm kỳ 2021 - 2026. Việc số hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và việc thay thế phương thức họp truyền thống bằng các “Kỳ họp không giấy tờ” hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp tất yếu, góp phần cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo tiền đề quan trọng cho việc xây dựng chính quyền điện tử của tỉnh.